Pendahuluan
Tidak dapat menyiapkan tugasan pada waktunya adalah situasi yang sering dihadapi oleh ramai orang, sama ada dalam kerjaya atau kehidupan seharian. Walaupun kekangan masa sering dijadikan alasan utama, menyatakan perkara ini secara terus terang mungkin dianggap tidak profesional. Oleh itu, sangat penting untuk memberikan alasan yang munasabah dan disampaikan dengan cara yang berhemah. Artikel ini membincangkan tujuh pendekatan profesional untuk menyampaikan situasi ini tanpa menjejaskan kredibiliti anda.
1. Gunakan Keutamaan sebagai Sebab yang Logik
“Saya perlu memberi fokus kepada projek kritikal yang telah dijadualkan lebih awal dan memerlukan perhatian penuh untuk memastikan kelancarannya.”
Mengutamakan tugas-tugas lain yang lebih mendesak adalah alasan yang sering diterima secara profesional. Jelaskan kepada pihak yang berkenaan tentang tugasan lain yang memerlukan perhatian segera dan tidak boleh ditangguhkan. Contohnya, anda boleh menggunakan alasan di atas.
Alasan seperti ini menunjukkan bahawa anda memahami keutamaan dan bertanggungjawab terhadap jadual kerja anda. Ia juga menunjukkan bahawa anda tidak sekadar melengah-lengahkan tugasan, tetapi membuat keputusan berdasarkan keutamaan syarikat atau pasukan. Namun, pastikan anda memberikan maklumat tentang bagaimana anda merancang untuk menyiapkan tugasan yang tertunda.
Di samping itu, sebutkan langkah susulan yang anda ambil untuk menyelesaikan tugasan tersebut. Sebagai contoh, tawarkan jadual baru untuk penghantaran tugas atau nyatakan bantuan yang diperlukan untuk mempercepatkan proses. Ini membuktikan bahawa anda tetap komited terhadap tugasan anda meskipun menghadapi halangan.
2. Jelaskan Kekangan Sumber yang Tidak Dapat Dielakkan
“Tugasan ini memerlukan data daripada jabatan lain, dan saya belum menerima maklumat tersebut tepat pada masanya.”
Kadang-kadang, alasan kekurangan sumber seperti maklumat atau alatan yang diperlukan boleh diterima dengan baik. Contohnya, anda boleh menyatakan alasan di atas untuk memberikan gambaran tentang situasi yang anda hadapi.
Dalam situasi ini, penting untuk anda tidak menyalahkan pihak lain secara terus. Sebaliknya, nyatakan bahawa anda telah mengambil langkah tertentu untuk mempercepatkan proses mendapatkan sumber tersebut. Contohnya, anda boleh menjelaskan bahawa anda telah menghubungi pihak berkenaan beberapa kali untuk mempercepatkan pengumpulan data.
Tambahkan usaha untuk menyelesaikan isu tersebut dengan menawarkan penyelesaian alternatif. Sebagai contoh, jika sumber tersebut masih belum diperoleh, cadangkan menggunakan maklumat sementara atau merancang semula jadual kerja agar tugasan dapat disiapkan dengan lebih efisien.
3. Terangkan Cabaran Teknikal yang Tidak Dijangka
“Saya menghadapi masalah teknikal yang tidak dijangka yang memerlukan masa tambahan untuk diperbaiki sebelum tugasan ini dapat diselesaikan.”
Cabaran teknikal seperti kerosakan peralatan atau kegagalan sistem sering berlaku di tempat kerja. Anda boleh menjelaskan hal ini dengan menyebut alasan di atas. Ini adalah alasan yang logik jika ia benar-benar berlaku.
Namun, adalah penting untuk menunjukkan bahawa anda telah bertindak untuk menyelesaikan masalah tersebut. Contohnya, anda boleh menjelaskan bahawa anda telah menghubungi pasukan teknikal atau mencari penyelesaian alternatif sementara untuk terus bergerak maju. Ini menunjukkan inisiatif dan sikap proaktif anda.
Pastikan anda juga memberi jaminan bahawa tugasan tersebut akan diselesaikan segera selepas isu teknikal diselesaikan. Dengan cara ini, anda menunjukkan komitmen anda terhadap kerja tanpa memberi alasan semata-mata.
4. Tunjukkan Fokus pada Kualiti Kerja
“Saya ingin memastikan tugasan ini mencapai standard kualiti yang diharapkan, dan oleh itu memerlukan sedikit masa tambahan untuk menyemak dan menyempurnakannya.”
Keutamaan kepada kualiti sering menjadi alasan yang baik untuk meminta lebih banyak masa. Anda boleh menyatakan alasan seperti di atas untuk menggambarkan perhatian anda terhadap kualiti kerja.
Menekankan kepentingan kualiti menunjukkan bahawa anda tidak tergesa-gesa untuk hanya menyelesaikan tugasan, tetapi anda juga ingin memberikan hasil terbaik. Ia juga mencerminkan profesionalisme dan perhatian anda terhadap perincian, sesuatu yang dihargai oleh kebanyakan organisasi.
Namun, pastikan anda mempunyai rancangan konkrit untuk menyempurnakan tugasan tersebut. Nyatakan langkah-langkah tambahan yang akan anda ambil untuk memastikan tugasan dihantar dengan kualiti yang tinggi.
5. Gunakan Data untuk Menyokong Alasan Anda
“Dalam dua minggu terakhir, saya telah menyiapkan lima projek utama, dan ini mengambil sebahagian besar masa kerja saya.”
Kadangkala, jadual yang sangat padat boleh digunakan sebagai alasan, tetapi mesti disertakan dengan data sokongan. Anda boleh menyatakan alasan di atas untuk memberikan gambaran jelas tentang beban kerja anda.
Menyediakan data atau bukti menunjukkan bahawa anda tidak memberi alasan kosong tetapi berdasarkan fakta. Sebagai contoh, senaraikan tugasan atau projek yang telah anda siapkan dalam tempoh tersebut. Ini menunjukkan komitmen anda terhadap kerja.
Selain itu, sediakan cadangan untuk menangani beban kerja yang berat pada masa depan. Contohnya, cadangkan pengagihan kerja yang lebih baik atau penggunaan sumber tambahan seperti perisian pengurusan tugas.
6. Jelaskan Kekangan Masa Sebelum Tugasan Diterima
“Saya menyedari bahawa jadual waktu yang diberikan agak singkat untuk tugasan yang kompleks seperti ini, tetapi saya telah cuba memaksimumkan usaha saya untuk menyelesaikannya.”
Kadangkala, kekangan masa dari awal tugasan diberikan boleh menjadi alasan yang sah. Anda boleh menyatakan alasan seperti di atas untuk menjelaskan keadaan tanpa menjejaskan kredibiliti anda.
Pendekatan ini menunjukkan bahawa anda berusaha dengan sebaik mungkin dalam batas masa yang tersedia. Namun, anda juga perlu memberikan penjelasan mengapa anda tidak meminta lebih masa pada awal tugasan diberikan. Contohnya, anda mungkin ingin mencuba menyelesaikan tugasan dalam waktu tersebut sebagai cabaran.
Untuk situasi seperti ini, cadangkan bagaimana jadual masa boleh diperbaiki untuk tugasan masa depan. Ini menunjukkan bahawa anda belajar daripada pengalaman dan ingin memperbaiki proses kerja.
7. Tawarkan Penyelesaian dan Komitmen
“Saya tidak dapat menyelesaikan tugasan ini sepenuhnya pada waktu yang dijadualkan, tetapi saya telah menyiapkan 80% daripadanya. Saya boleh menghantar selebihnya pada hari berikutnya.”
Alasan yang paling profesional adalah dengan menyertakan penyelesaian dan komitmen terhadap tugasan. Alasan seperti di atas memberikan tanggapan bahawa anda bertanggungjawab dan komited terhadap tugas anda.
Pendekatan ini menunjukkan tanggungjawab dan komitmen anda. Dengan menawarkan penyelesaian, anda menunjukkan bahawa anda tetap bersedia untuk menunaikan tugas walaupun terdapat halangan.
Selain itu, tambahkan usaha untuk memastikan situasi ini tidak berulang. Contohnya, anda boleh menyatakan bahawa anda akan menyusun semula jadual anda atau menggunakan perisian pengurusan masa untuk meningkatkan produktiviti.
Penutup
Alasan profesional bukan hanya tentang menyatakan sebab, tetapi juga tentang bagaimana anda menangani situasi tersebut dan menawarkan penyelesaian. Dengan pendekatan yang betul, anda bukan sahaja dapat mengekalkan kepercayaan orang lain, tetapi juga membina imej diri yang lebih positif dan bertanggungjawab.
Pernahkah anda menghadapi cabaran serupa dalam menyiapkan tugasan? Kongsikan pengalaman dan penyelesaian anda di ruangan komen. Jangan lupa untuk mengikuti kami di Facebook, YouTube, TikTok, Instagram, Telegram, dan WhatsApp untuk tips kerja profesional yang lebih berguna!
Leave a Reply